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インターンシップのお礼状が遅れた時の書き方と例文をチェック!

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最近は就職活動の一環として、インターンシップを行う大学生が増えています。

数日だけの短期インターンから、数か月の長期インターンまで。

期間は違えども、企業の現場で様々なことを学び、後の就職に役立てていきます。

そして、インターンシップを終えた後には、感謝の想いを企業に伝えるよう、お礼状を送っておきたいものですね。

しかし、レポートの作成に時間を取られたり、体調を崩してしまったりなど、様々な理由でお礼状をすぐに送ることができなかったケースもあるでしょう。

とくにインターン先が希望する企業だった場合、お礼状の遅れは、大きなマイナス要因になりかねません。

この記事では、お礼状を送るのが遅れた場合における

  • 失礼にならない封筒などの選び方
  • 抑えるべきお礼状の書き方
  • お礼状の文例

などを説明していきます。

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お礼状の封筒などの選び方

インターンシップのお礼状を書く前に、揃えておくべき封筒、便箋や筆記具の紹介をしておきましょう。

封筒

 

封筒は、

白無地の和封筒

サイズは、

長型4号

が基本です。

また

二重封筒か厚手の上質紙

のものを使用しましょう。

 

一重の和封筒もありますが、これはお悔やみ状やお見舞い状を送る時に使います。

間違って使用しないように注意してください。

他にも、茶封筒はビジネスなどの事務的な文書、絵柄入りの封筒は親しい間柄に送る際に使うものです。

これらも避けるようにしましょう。

便箋

 

便箋は

縦罫の白無地

が基本です。

横罫や色柄の便箋は、カジュアルな印象を与えてしまうので控えましょう。

筆記具

 

万年筆の黒かブルーブラックのインク

を使うと、格式が高く感じられます。

ただし手元に万年筆がない場合は、

黒のボールペン

を使っても問題ありません。

その際は、封筒のあて名には

1ミリ以上の極太

文字を書くには、

0.7ミリの中字

のボールペンを使用するのが一般的です。

また、最近使う人が増えている『消せるボールペン』は、書いた文字が日光や暖房などの熱に当たっただけで字が消えます。

そのため、使用はNGです。

 

インターンシップのお礼状が遅れた時の書き方

まずは、インターンシップ先の企業にお礼状を送る場合には、本来いつまでに送るのが良いのでしょうか?

 

一般的には、インターンシップ後にお礼状のタイミングは

翌日がベスト

そして、

遅くとも一週間以内

に先方に届くようにしなければなりません。

 

もし、お礼状を送るタイミングを逃してしまった場合には、どのような書き方をすれば良いのでしょうか?

以下に、抑えるべきポイントを紹介していきます。

文頭で丁寧に謝罪する

お礼状が遅くなったときには

『ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません』

『お礼を申し上げるのが遅れ、失礼いたしました』

などと、謝罪します。

こういった謝罪は

文頭に書いておくのがマナーです。

言い訳は控える

『風邪をひいてしまった』

『研修に入ってしまった』

などといった、お礼状が遅れた言い訳は控えましょう。

お礼状を受ける側にとっては、知ったところで何も得になることではありません。

言い訳がましいと思われかねません。

誤字や脱字に注意する

慌ててお礼状を書いて、読み直しもせず送ると、文面が誤字や脱字だらけ。

これでは相手の印象は、さらに悪くなるだけです。

書き終わった後は必ず読み直しをして、誤字や脱字はもちろん、表現の誤りや文章のつながりなどをチェックしましょう。

速達で送らない

遅れてしまったことで

『到着を早くするように速達で送ろう!』

と、考えてしまう気持ちもわかりますが、おすすめできることではありません。

緊急で送らなければならない書類ならともかく、送るのは不手際で遅くなってしまったお礼状です。

受け取る会社側も、突如送られてきた速達の手紙に

『そんなに急ぐものでもないのに…』

と思われることも考えられます。

さらには、

『送るのを忘れていたな』

というところまで感づかれるかもしれないでしょう。

 

インターンシップのお礼状が遅れた時の文例

封筒で送る場合

拝啓

貴社におかれましてはますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

先日は○〇日間にわたり大変貴重な体験をさせて頂き、ありがとうございました。

お礼を申し上げるのが遅れ、失礼いたしました。

インターンシップでは学生生活との違いや社会における責任の重さを痛感しました。

しかし、実際に業務の一端を経験させていただいたことでやりがいを感じることができ、貴社で働きたいという思いを強くいたしました。

忙しい時間を割いてご指導を頂きましてありがとうございました。

今後もご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

平成○○年〇月〇日

○○大学○○学部 山田○○

メールで送る場合

インターンシップ参加のお礼(○○大学 山田○○)

株式会社○○

人事部 ○○○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の山田○○と申します。

ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。

また過日は貴社インターンシップに参加させていただき、ありがとうございました。

他では得ることのできない、貴重な体験をすることができました。

また、社員の皆様のご指導と、仕事に対する熱い思いに触れることができ、大変勉強になりました。

インターンシップで学んだことを糧に、今後の就職活動に励んできたいと思っております。

取り急ぎお礼申し上げたく、メールにて失礼いたします。

----------

山田○○

○○大学○○学部

携帯番号:080-×××-××××

メール:[email protected]×××××.ac.jp

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まとめ

今回は、インターンシップのお礼状が遅れた時の書き方と例文について紹介しました。

お礼状は、『インターンシップでお世話になったこと』に対するお礼を伝えるものです。

事情があって遅れてしまう場合、きちんとお詫びをしたうえで、送るようにしましょう。

また、お詫びも大切ですが、相手に求められているのは、お礼状の内容です。

どこかで写したような文章は避けて、できるだけ自分の言葉で書くように心がけましょう。

たとえ遅れたとしても、誠意をもって書くことで、お礼状の遅れをカバーできるだけでなく、評価を上げることも可能になります。

ぜひ採用に向けて頑張ってくださいね!

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